Příloha č. 3 Technicko-obchodních podmínek pro

poskytování služby SW KLID

ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

JAK PROBÍHÁ ZPRACOVÁNÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobním údajem se rozumí jakákoliv informace týkající se určeného nebo určitelného

subjektu údajů. Subjekt údajů se považuje za určený nebo určitelný, jestliže lze subjekt

údajů přímo či nepřímo identifikovat zejména na základě čísla, kódu nebo jednoho či více

prvků, specifických pro jeho fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo

sociální identitu.

Mezi osobní údaje tedy spadají zejména kontaktní údaje fyzické osoby, jeho IP adresa, ale

mohou jimi být i informace o využívání služeb nebo o činnostech a preferencích fyzické

osoby. Ochrana osobních údajů je upravena Nařízením Evropského parlamentu a Rady

(EU) 2016/679 ze dne 27.dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se

zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů a zrušení směrnice 95/46/ES

(obecné nařízení o ochraně osobních údajů).

CO JE ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

Zpracováním osobních údajů se rozumí jakákoliv operace nebo soustava operací, které

správce nebo zpracovatel systematicky provádějí s osobními údaji, a to automatizovaně

nebo jinými prostředky, zejména shromažďování, ukládání na nosiče informací,

zpřístupňování, úprava nebo pozměňování, vyhledávání, používání, předávání, šíření,

zveřejňování, uchovávání, výměna, třídění nebo kombinování, blokování a likvidace.

ZPRACOVATEL OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Společnost EASY FM s.r.o. , IČO 025 15 695, se sídlem K sadu 754/2a, 182 00 Praha 8,

která provozuje webové stránky easyfm.cz a službu SW KLID, zpracovává Vaše osobní

údaje jako správce, tj. určuje, jak budou osobní údaje zpracovávány a za jakým účelem.

EASY FM s.r.o., K sadu 754/2a, 182 00 Praha 8 I e-mail: office@easyfm.cz I GSM: (+420) 606 822 023 I  www.easyfm.cz

V souvislosti s provozem aplikace SW KLID, zpracováváme osobní údaje v roli zpracovatele,

tj. osoby pověřené zákazníkem (v roli správce). Zpracováváme především osobní údaje,

které zákazník vložil do aplikace SW KLID o svých uživatelích, zejména kontaktní údaje

(jméno, příjmení, email, telefon) případně další údaje kompetentních osob (servisní

společnost, úklidová společnost, zodpovědní zaměstnanci), informace o jednání zákazníka v

rámci využití aplikace SW KLID (poslední aktivita, zasílané upozornění na údržby/úklidy,

apod.), obsah nahrávaných dokumentů.

Dovolujeme si Vás informovat, že

● můžeme kontrolovat obsah a v případě jakýchkoliv pochybností o zákonnosti

zpracování osobních údajů Vašich uživatelů, můžeme dočasně pozastavit toto

zpracovávání bez nároku na náhradu škody,

● jsme připraveni v rámci aplikace SW KLID vykonat práva Vašich uživatelů na opravu,

doplnění, likvidaci i kompletní výmaz osobních údajů.

JAKÉ ÚDAJE BUDEME ZPRACOVÁVAT?

REGISTRACE DO APLIKACE SW KLID

Jedná se o kontaktní údaje (jméno, příjmení, adresa, email, telefonní číslo), účetní a platební

údaje. Tyto údaje jsou nezbytné pro účely poskytování objednaných služeb a vedení

účetnictví. Údaje uživatelů budeme zpracovávat po dobu trvání smlouvy o poskytování

služby SW KLID a deset let ode dne jejího ukončení.

ZASLÁNÍ E-BOOKU A NOVINEK

Jedná se o kontaktní údaje (jméno, příjmení, email, telefonní číslo). Tyto údaje jsou nezbytné

pro účely poskytování objednaných služeb. Údaje uživatelů budeme zpracovávat po dobu

trvání zájmu, do doby kdy uživatel provede jednostranný úkon odhlášení odběru novinek.

Toto je možné provést pomocí odhlašovacího odkazu v každé zasílané zprávě.

REGISTRACE DO VZDĚLÁVACÍHO PROGRAMU

Jedná se o kontaktní údaje (jméno, příjmení, adresa, email, telefonní číslo), účetní a platební

údaje. Tyto údaje jsou nezbytné pro účely poskytování objednaných služeb a vedení

účetnictví. Údaje uživatelů budeme zpracovávat po dobu deseti let.

PROCHÁZENÍ WEBOVÝCH STRÁNEK

V případě, že využíváte naše služby nebo procházíte web stránky easyfm.cz nebo swklid.cz,

můžeme sbírat údaje o Vašich návštěvách a užívání služeb. Tyto údaje zahrnují Vaši IP

adresu, chování na webových stránkách, chování v aplikaci SW KLID. Tyto informace

získáváme automatizovaně prostřednictvím cookies nebo prostřednictvím trackovacích

EASY FM s.r.o., K sadu 754/2a, 182 00 Praha 8 I e-mail: office@easyfm.cz I GSM: (+420) 606 822 023 I  www.easyfm.cz

technologií, jelikož Vám chceme poskytovat co nejlepší službu. Vaše údaje budeme

zpracovávat po dobu pěti let od Vaší poslední návštěvy web stránek.

VAŠE PRÁVA V SOUVISLOSTI SE ZPRACOVÁNÍM

OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Pokud jako správce zpracováváme Vaše osobní údaje, máte právo se na nás kdykoliv

obrátit a uplatnit právo na přístup a opravu údajů, které zpracováváme.

Pokud máte pochybnosti o tom, že Vaše údaje nezpracováváme v souladu s nařízením,

můžete nás požádat o vysvětlení, nebo o nápravu závadného stavu, zejména požadovat

blokování, provedení opravy, doplnění nebo likvidaci osobních údajů, případně kompletní

výmaz těchto údajů.

OCHRANA A ZABEZPEČENÍ

S Vašimi osobními údaji, jakož i s osobními údaji Vašich uživatelů budeme nakládat

zodpovědně a v souladu s Nařízením. Pro zpracování osobních údajů užíváme

automatizované i neautomatizované prostředky. Všechny údaje jsou uloženy na

zabezpečených serverech uložených výhradně v Evropské unii. Chráníme osobní údaje

v maximální možné míře pomocí moderních technologií, které odpovídají stupni technického

rozvoje. Přijali jsme a udržujeme veškerá možná (aktuálně známá) technická a organizační

opatření, která zamezují zneužití, poškození nebo zničení osobních údajů, zejména:

● Pro zabezpečení serverů využíváme víceúrovňový firewall, který umožňuje přístup

pouze pro https port.

● Veškerá komunikace mezi servery je šifrována a zabezpečena virtuální privátní sítí.

● Přístup k osobním údajům je možný pouze přes víceúrovňové přihlášení vybraných a

schválených osob.

KOMU MOHOU BÝT OSOBNÍ ÚDAJE ZPŘÍSTUPNĚNY?

Osobní údaje, které zpracováváme jako správce i jako zpracovatel můžeme zpřístupňovat

výhradně našim spolupracovníkům, kteří zajišťují administrativní a technickou podporu při

provozu aplikace SW KLID, případně jiným subjektům pouze z důvodu plnění zákonných

povinností.

Dovolujeme si Vás ujistit, že naši zaměstnanci i spolupracovníci, kteří budou zpracovávat

Vaše osobní údaje, jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o

EASY FM s.r.o., K sadu 754/2a, 182 00 Praha 8 I e-mail: office@easyfm.cz I GSM: (+420) 606 822 023 I  www.easyfm.cz

bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení Vašich osobních

údajů. Tato mlčenlivost přitom trvá i po skončení závazkových vztahů s námi.

ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ ZÁKAZNÍKA SW KLID

Zákazník prohlašuje, že jako správce osobních údajů, které vložil do aplikace SW KLID

splňuje veškeré zákonné povinnosti vyžadované platnou legislativou, zejména Nařízením o

ochraně osobních údajů, a tedy že:

● zpracovává osobní údaje fyzických osob pouze na základě zákonného právního titulu

(která vyjádřila svobodný a dobrovolný souhlas se zpracováním svých osobních

údajů a zákazník je schopen tento souhlas doložit, nebo je zpracování osobních

údajů nezbytné pro splnění smlouvy, nebo je zpracování nezbytné pro splnění

právních povinností zákazníka, případně z jiných důvodů dle článku č.6 Nařízení,

● nevkládá do aplikace SW KLID citlivé osobní údaje, tj. osobní údaje vypovídající o

národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v

odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, odsouzení za

trestný čin, zdravotním stavu a sexuálním životě subjektu údajů a genetické údaje

subjektu údajů, biometrické údaje,

● splňuje informační povinnost vůči svým uživatelům a dalším fyzickým osobám, které

vložil do SW KLID a umožňuje výkon jejich práv podle Nařízení o ochraně osobních

údajů,

● plní veškeré další povinnosti správce osobních údajů podle Nařízení o ochraně

osobních údajů,zavazuje se v aplikaci SW KLID zohlednit jakékoliv změny v evidenci

osobních údajů ve lhůtě nejpozději do 24 hodin od přijetí informace o změně.

V případě, že jako zákazník aplikace SW KLID porušíte své povinnosti správce osobních

údajů ve smyslu Nařízení o ochraně osobních údajů a v přímé souvislosti s tímto porušením

nám vznikne jakákoliv újma, jste povinni nám takovou škodu v plném rozsahu nahradit.

EASY FM s.r.o., K sadu 754/2a, 182 00 Praha 8 I e-mail: office@easyfm.cz I GSM: (+420) 606 822 023 I  www.easyfm.cz